Bagaimana agar sesi one-on-one berjalan baik, efektif dan menyenangkan

One-on-one (1on1) meeting sepertinya sudah menjadi agenda rutin yang dilakukan oleh startup, karena dengan adanya meeting ini kita bisa menjalin komunikasi personal antara manager dan staf sehingga terjalin rasa aman untuk mendiskusikan masalah dan perkembangan tim.

Di kantor saya ini dilaksanakan setiap semester secara formal, diawali dengan penilaian 360 dari rekan kerja yang lain, di tahun ini saya akan melakukan 1on1 dengan staf yang menjadi bawahan saya, ini adalah pengalaman pertama saya di posisi manager dalam 1on1 ini, sehingga merasa sedikit canggung juga ketika harus berperan mewakili perusahaan dengan rekan sejawat.

Apa tujuan adanya one-on-one meeting sih?

berdasarkan pengalaman saya menjalani 1-on-1 meetting, manfaat yang dirasakan adalah seperti memiliki suatu checkpoint, waktunya kita berhenti sejenak, dan mengamati apakah yang kita kerjakan di periode ini (6 bulan) sudah sesuai harapan atasan apa belum, kadang menjadi ajang curhat, menyelesaikan konflik antar rekan kerja, lalu memberikan jaminan jika masukan karyawan akan didengar dan dihargai.

Sesi yang efektif akan membuat kita tahu hal-hal berikut ini:

• memantau perkembangan staf, bagiamana perkembangan keahlian yang dia miliki
• jadi tahu emotional state nya dia, bisa dari stres level atau sisi moral
• memperhatikan apakah ada kendala yang dia hadapi
• membahas terkait hal khusus
• mendapatkan masukan yang jujur dari staf
• menentukan apakah staf tersebut perlu pelatihan
• memberikan informasi resmi perkembangan perusahaan secara keseluruhan

Apa yang harus disiapkan sebelum one-on-one meeting?

kalo langsung lompat ke meeting dengan staff sih sepertinya bukan langkah yang efektif, setidaknya perlu ada persiapan, ada beberapa hal yang saya amati dari bagaimana saya melakukan one-on-one dengan atasan saya sebelumnya, dan saran dari beberapa pihak, kurang lebih seperti ini:

Persiapkan catatan untuknya

kesempatan 1-1 ini adalah waktu yang tepat buat kita sebagai manager untuk memberikan ulasan dan masukan kepada staff, kita harus membuat rangkuman hal-hal apa saja yang kita ketahui soal kinerja dia, apa yang sudah dia capai selama periode berjalan, ini akan membuat staff merasa dihargai dan diperhatikan sehingga membuat dia kembali bersemangat dan produktif. dan persiapkan juga point-point yang akan menjadi agenda pembahasan dengan dia nantinya. bahakan goal dia mendatang.

Mengawali sesi ini dengan feedback positif akan membuat jembatan yang baik untuk komunikasi selanjutnya, tidak mesti harus soal kerjaan, bisa saja diawali dengan ngobrol singkat tentang kehidupan personal, posting instagram terakhirnya.

Minta agenda yang akan dibahas

Ini akan membuat diskusi menjadi lebih cepat dan terarah, saya seringkali diminta oleh atasan saya sebelumnya perihal apa yang akan kita bahas bersama nantinya di sesi 1-1, jadi orbrolannya bisa lebih terarah dan sama-sama menguntungkan. bisa jadi point-point seperti:

• retrospective dari sesi sebelumnya
• apa yang akan dikerjakan setelah ini
• apa yang bisa dilakukan untuk membantu menyelesaikan kendala yang dihadapi

kurang lebih agendanya 1-1 nantinya 10 menit obrolan basa-basi, 20 menit bahas concern dari staff, lalu 20 menit kemudian bahas catatan dari manager, 360 feedback, dan 10 menit lagi dipakai untuk membuat action item yang bisa dijalankan bersama

Mulai dari hasil sebelumnya

biasanya diawal kita akan bahas perkembangan dari sesi one-on-one sebelumnya, apa yang sudah selesai dilakukan, mana yang masih berlangsung dan mana yang gagal dilaksanakan, sangat baik dan dianjurkan setiap selesai 1-1 kita membuat catatan kecil apa hasil diskusinya, sehingga catatan ini bisa kita bahas di pertemuan selanjutnya.

Contoh pertanyaan:

• Di sesi 1-1 sebelumnya kamu bilang ada masalah di X dan pengen nyoba Y sebagai solusinya, gimana tuh hasilnya? 

Basa-basi

Seperti disebutkan sebelumnya, mengawali sesi 1-1 dengan percakapan ringan, hal-hal positif akan membuat awal yang baik, kepedulian bahkan memberikan rasa rileks, santai, sehingga mereka cukup merasa aman dalam bercerita hal-hal sensitif. ya boleh lah bahas seputar kehidupan luar kantor, hobi dan keluarga.

Contoh pertanyaan basa-basi untuk membangun rasa kepercayaan:

• Gimana kabarnya? gimana aktivitas kamu diluar kantor?
• Apakah kamu merasa work/life balance sekarang ini sudah tepat?
• Apa hal yang bisa kita ubah terkait pekerjaan yang bisa meningkatkan kehidupan pribadi kamu?
• (kalau dia punya anak); Gimana kabar anakmu, si (nama anak)? (pertanyaan terkait umurnya, seperti keahlian yg baru dikuasainya, aktifitas, ketertarikan, atau sekolah)
• Kalau ada waktu luang, biasanya kamu pakai untuk apa? hobi kamu apa?

Sudut pandang staf

di sesi ini lebih banyak kita mendengar, biarkan staf menyampaikan keluh kesahnya, jangan terlalu banyak memotong pembicaraannya, pancing ia agar bisa cerita jujur dan mendalam, sedikit tips, coba berikan jeda 3-4 deitik sebelum kita memberikan tanggapan apa yang baru saja mereka sampaikan, karena bisa jadi cerita mereka belum selesai, atau bahkan memicu mereka mengupas lebih dalam lagi masalah tersebut.

Sudut pandang manager

walaupun ini adalah bagian dimana manager lebih mengambil kendali, tapi kembali ingat lagi deh, tujuan 1on1 ini sebenarnya lebih penting untuk digunakan untuk mengenal dan memahami staf tersebut, setelah kita siapkan catatan kita sebelumnya, kita bisa sampaikan dikesempatan ini, cara penyampaiannya harus dibuat personal tiap orang, karena ada karakter yang bisa menerima kritik dengan tegas, ada yang perlu dibungkus sindiran, atau bahkan ada yang perlu dipicu pertanyaan sehingga mereka sadar sendiri

Buat catatan

memang menjadi pendengar yang baik dengan menjaga fokus ke staf sangat penting, mencatat point yang dibahas juga tak kalah penting loh, kadang kita mudah sekali untuk lupa apa yang baru saja dibahas, catatan ini akan menghindari kesalahpahaman nantinya, bisa jadi di pertemuan 1on1 nantinya ada silang sengketa dari apa yang menjadi target yang harus diselesaikan. oh iya, harap menggunakan kertas dan pinsil/ballpoint, penggunaan device/gadget lebih baik dihindari untuk menjaga komunikasi tetap fokus dan saling menghargai. 

Gimana kalau terjebak disituasi tidak menguntungkan

Yup, kadang kala kita menghadapi percakapan yang sulit dan negatif, 

Contoh pertanyaan:

• saya perhatikan sejak beberapa sesi 1-1 sebelumnya kita sering menemui titik buntu. sebenarnya saya perlu sekali masukan yang jujur dari kamu soal sesi 1-1 ini, apa yang bisa kita lakukan biar sesi ini berjalan dengan lebih baik?
• apa yang kamu ingin ubah dari diskusi ini biar lebih enak buat kamunya juga?
• saya mencoba membuat sesi 1-1 ini lebih baik, dan pendapat kamu sangat dihargai, menurutmu apa yang harus kita tingkatkan?

Minta masukan selama sesi

Sebagai pemimpin yang mengayomi, yang ingin terus mengembangkan diri, tentu sesi personal ini bisa kita manfaatkan untuk berbicara jujur soal gaya kepemimpinan kita, bagaimana kita bisa menjadi pemimpin lebih baik

Contoh pertanyaan:

• saya ingin terus meningkatkan diri menjadi manager yang lebih baik, kalau berkenan saya ingin minta pendapat kamu soal gaya kepemimpinan saya, dan bagimana cara agar saya bisa menjadi lebih baik lagi buat kamu?
• apa yang bisa saya bantu agar perkerjaan kamu jadi lebih enak atau ada yang menghalangi jalan kamu mencapai tujuan?
• bagian mana yang bisa saya berikan pengarahan yang lebih atau bahkan kurangi?

Cara komunikasi

Berikut ini adalah beberapa tips dan trik untuk menghadapi komunikasi yang baik pada lawan bicara kita:

Pertanyaan terbuka

jangan terlalu sering menanyakan dengan pertanyaan yang terlalu kumplit sehingga akan memerlukan jawaban singkat, ya-tidak. seperti pertanyaan "Apa kabar?" pasti akan dijawab oleh pertanyaan relatif sudah tau jawabannya kan, cobalah gunakan pertanyaan terbuka yang akan membuat orang bisa memikirkan jawaban dan terkadang memerlukan perenungan mendalam.

Percakapan sulit

Ada kalanya (pastinya) sangat sulit menyampaikan kritik negatif kepada staf, salah kata bisa saja melukai perasaannya, mengubah obrolan menjadi defensif, atau bahkan menjadi sebel setelah sesi 1on1, ini memang ketakutan yang wajar.

Seperti halnya obat, kadang kita perlu menelannya walau pahit, demi kebaikan pasien, pun demikian dengan kritik yang bisa terasa sangat pahit, lalu bagaimana cara kita menyampaikannya dengan baik?

• Kritiklah perilakunya bukan personalnya. sampaikan kritik atas prilakuknya yang tidak sesuai, sehingga dia bisa menyesuaikan diri menjadi lebih baik, karena sifat personal seseorang sangat sulit untuk diubah
• Jelas. Soroti masalah yang menjadi kritik negatif, jangan terlalu dibahas secara garis besar (umum), berikan contoh perbuatannya seperti apa, jangan melabeli nya dengan sesuatu dahulu.
• Hindari istilah negatif. pilih kata-kata yang konstruktif, karena setelah ia mendengar kabar pahit ini, kita harapkan dia bisa bangkit dan berkembang, namun harus tegas juga jangan sampai terdengar permisif

Contoh pertanyaan dalam one-on-one

Pertanyaan yang baik mampu menyelesaikan masalah dengan benar, berikut ini adalah contoh pertanyaan yang umum dalam sesi 1-1:

Work habit

• Kapan waktu kamu merasa lebih produktif?
• Kapan waktu kamu merasa kurang produktif? gimana cara kita bantu kamu supaya lebih produktif?
• Perubahan seperti apa yang bisa kita lakukan agar kamu bisa semangat dalam bekerja?

Teamwork:

• siapa yang menginspirasi kamu dalam bekerja?
• siapa yang biasa kamu mintain tolong?
• ada kendala dalam bekerja sama dengan tim?
• ada masukan agar tim bisa bekerja sama dengan lebih baik?
• apakah kamu merasa cukup mendapatkan masukan (feedback)? kenapa gitu/kenapa nggak?
• gimana cara kita mengubah team meeting menjadi lebih efektif?
• menurut kamu kenapa si (nama orang yang baru resign) memutuskan untuk resign? adakah dia cerita ke kamu?
• akhir-akhir ini apakah kamu merasa kelelahan bekerja, kurang kerjaan atau cukup kerja?
• apakah kamu merasa tim sudah memiliki pemahaman yang sama akan target pencapaian?
• sering ga sih kamu merasa ikut dalam meeting yang salah dan ga penting untuk kamu ikuti? contoh meetingnya?
• kamu ingin bisa lebih banyak bekerja sama dengan siapa? kenapa?
• apa kamu merasa mendapatkan bantuan dari rekan kerja? apakah kamu cukup membantu rekan kerja?

Kebahagiaan:

• apakah kamu merasa bahagia bekerja disini? kenapa atau kenapa tidak?
• apa yang membuat kamu semangat dalam menjalani pekerjaan sehari-hari?
• apa yang bisa saya perbuat agar kamu bisa lebih semangat?
• apa hal/proyek yang bisa bikin kamu senang dalam bekerja?
• seperti apa penghargaan terbaik yang pernah kamu terima selama bekerja disini? apakah kamu merasa cukup dihargai?
• seperti apa yang bikin kamu cemas dan hawatir?
• pernah merasa diremehkan? kenapa?
• kapan kamu merasa enjoy/senang bekerja disini?
• siapa teman dekat kamu di kantor? (ciri dia bahagia dgn rekan kerja)
• ada ga yang kamu sebel dari bekerja disini?
• apa sih yang bisa bikin kamu khawatir?
• kira-kira apa yang bisa menjadi alasan kamu meninggalkan perusahaan ini?

Tujuan jangka pendek:

• lagi ngerjain projek apa?
• apa bottleneck yang terjadi disitu? ada yang bisa saya bantu?
• proyek seperti apa yang akan kamu kerjaan berikutnya?
• apa proses di kantor yang mau kamu dalami lebih jauh?
• kira-kira apakah kamu membuat kemajuan dalam meraih tujuan karir kamu? kok bisa/kenapa tidak?
• apa ada pelatihan atau seminar yang ingin kamu ikuti untuk meningkatkan perkembangan keahlian kamu?
• siapa yang bisa menjadi mentor kamu dikantor? apa yang ingin kamu pelajari dari dia?

Tujuan jangka panjang

• apakah kamu punya tujuan jangka panjang dalam karir kamu? pernah kepikiran hal itu kah?
• apa yang ingin kamu capai dalam 3 tahun kedepan?
• bagaimana kamu mengejarnya? apa yang bisa kita bantu?
• proyek seperti apa yang menurutmu bisa mendekatkan kamu ke goal itu?
• coba kamu jujur pada diri sendiri, menurut kamu apakah kamu sudah melangkah lebih dekat dalam mencapai tujuan karir kamu? apa yang bisa kamu lakukan untuk mencapainya?

Perkembangan diri

• apakah kamu merasa seperti belajar di kantor?
• lagi ngulik soal apa akhir-akhir ini?
• bagian mana yang kamu mau pelajari dan kembangkan?
• kamu merasa tertantang ga sih dengan pekerjaan yang ada sekarang? apa kamu belajar hal baru?
• bagian pekerjaan mana yang kamu merasa paling mahir dan bisa mengajarkan ke orang lain?
• apakah yang kamu lakukan disini sudah sejalan dengan tujuan karir kamu?
• siapa orang yang kamu kagumi? kenapa? (menggali ingin menjadi seperti apa dia)
• jika kamu memiliki sebuah kekuatan super, kira-kira kekuatan apakah yang kamu miliki? apakah kita bisa melatih itu menjadi nyata?
• apa aspek pekerjaan yang kamu rasa masih perlu dibimbing lebih jauh?

manager improvement

• apa yang bisa saya lakukan biar kerjaan kamu lebih enak dan lebih mudak?
• apakah kamu suka dengan gaya kepemimpinan saya? apa dan kenapa nggak?
• sisi mana yang menurut kamu tidak perlu atau bahkan perlu saya terlibat di pekerjaan sehari-hari kamu
• gimana gaya kepemimpinan saya? apa yang kamu suka/tidak?
• adakah satu hal yang menurut kamu saya bisa melakukannya lebih baik?
• apa aspek kerja yang kamu fikir kamu bisa diandalkan dan saya ga usah terlalu mengarahkan?
• apa yang ingin kamu ketahui soal saya pribadi?
• apa hal favorit kamu dari saya yang harus tetap saya lakukan?

pertanyaan spesial untuk karyawan remote/bekerja diluar kantor

• apa yang menjadi keunggulan kerja remote buat kamu? (memahami motivasi dia)
• sudah berapa lama kamu bekerja remote? Apa tantangan yang biasa dihadapi?
• gimana cara kamu untuk tetap terhubung dengan rekan kerja?
• bagaimana kamu mengantisipasi kesepian dalam bekerja?
• jam berapa biasanya kamu merasa produktif?
• apa saja tantangan/cobaan buat kamu dalam menjalankan rutinitas kerja remote?
• gimana cara kamu mengendalikan distraksi selama bekerja?
• seperti apa ruang kerja kamu disana?
• apakah perusahaan sudah cukup dalam mendukung karyawan remote dengan baik? ada yang bisa kita tingkatkan lagi?
• menurut kamu cara komunikasi dengan tim saat ini seperti apa? sudah cukup baik?
• apa kamu merasa cukup dekat dengan rekan keja?
• apa kamu merasa dilibatkan dalam pengambilan keputusan selama ini?

Rencana selanjutnya

Di 10 menit terakhir sesi, biasakan membuat action plan berdasarkan diskusi agar bisa di pantau perkembangannya di bulan depan, buat 1-3 goal yang benar-benar dibutuhkannya dan mungkin dikerjakan selama periode waktu tertentu

• apa saja poin yang bisa kamu kerjakan dari hasil pembicaraan kita hari ini?
• apa saja poin yang bisa saya kerjakan dari pembicaraan kita hari ini?
• apa yang menjadi target kita sampai pertemuan 1 on 1 berikutnya?