Photo by nappy from Pexels

Bagaimana agar sesi one-on-one berjalan baik, efektif dan menyenangkan

One-on-one (1on1) meeting sepertinya sudah menjadi agenda rutin yang dilakukan oleh startup, karena dengan adanya meeting ini kita bisa menjalin komunikasi personal antara manager dan staf sehingga terjalin rasa aman untuk mendiskusikan masalah dan perkembangan tim.

Di kantor saya ini dilaksanakan setiap semester secara formal, diawali dengan penilaian 360 dari rekan kerja yang lain, di tahun ini saya akan melakukan 1on1 dengan staf yang menjadi bawahan saya, ini adalah pengalaman pertama saya di posisi manager dalam 1on1 ini, sehingga merasa sedikit canggung juga ketika harus berperan mewakili perusahaan dengan rekan sejawat.

https://www.pexels.com/@divinetechygirl

Apa tujuan adanya one-on-one meeting sih?

berdasarkan pengalaman saya menjalani 1-on-1 meetting, manfaat yang dirasakan adalah seperti memiliki suatu checkpoint, waktunya kita berhenti sejenak, dan mengamati apakah yang kita kerjakan di periode ini (6 bulan) sudah sesuai harapan atasan apa belum, kadang menjadi ajang curhat, menyelesaikan konflik antar rekan kerja, lalu memberikan jaminan jika masukan karyawan akan didengar dan dihargai.

Sesi yang efektif akan membuat kita tahu hal-hal berikut ini:

  • memantau perkembangan staf, bagiamana perkembangan keahlian yang dia miliki
  • jadi tahu emotional state nya dia, bisa dari stres level atau sisi moral
  • memperhatikan apakah ada kendala yang dia hadapi
  • membahas terkait hal khusus
  • mendapatkan masukan yang jujur dari staf
  • menentukan apakah staf tersebut perlu pelatihan
  • memberikan informasi resmi perkembangan perusahaan secara keseluruhan

Apa yang harus disiapkan sebelum one-on-one meeting?

kalo langsung lompat ke meeting dengan staff sih sepertinya bukan langkah yang efektif, setidaknya perlu ada persiapan, ada beberapa hal yang saya amati dari bagaimana saya melakukan one-on-one dengan atasan saya sebelumnya, dan saran dari beberapa pihak, kurang lebih seperti ini:

Persiapkan catatan untuknya

kesempatan 1-1 ini adalah waktu yang tepat buat kita sebagai manager untuk memberikan ulasan dan masukan kepada staff, kita harus membuat rangkuman hal-hal apa saja yang kita ketahui soal kinerja dia, apa yang sudah dia capai selama periode berjalan, ini akan membuat staff merasa dihargai dan diperhatikan sehingga membuat dia kembali bersemangat dan produktif. dan persiapkan juga point-point yang akan menjadi agenda pembahasan dengan dia nantinya. bahakan goal dia mendatang.

Mengawali sesi ini dengan feedback positif akan membuat jembatan yang baik untuk komunikasi selanjutnya, tidak mesti harus soal kerjaan, bisa saja diawali dengan ngobrol singkat tentang kehidupan personal, posting instagram terakhirnya.

Minta agenda yang akan dibahas

Ini akan membuat diskusi menjadi lebih cepat dan terarah, saya seringkali diminta oleh atasan saya sebelumnya perihal apa yang akan kita bahas bersama nantinya di sesi 1-1, jadi orbrolannya bisa lebih terarah dan sama-sama menguntungkan. bisa jadi point-point seperti:

  • retrospective dari sesi sebelumnya
  • apa yang akan dikerjakan setelah ini
  • apa yang bisa dilakukan untuk membantu menyelesaikan kendala yang dihadapi

kurang lebih agendanya 1-1 nantinya 10 menit obrolan basa-basi, 20 menit bahas concern dari staff, lalu 20 menit kemudian bahas catatan dari manager, 360 feedback, dan 10 menit lagi dipakai untuk membuat action item yang bisa dijalankan bersama

 


 

Photo by rawpixel.com from Pexels

Mulai dari hasil sebelumnya

biasanya diawal kita akan bahas perkembangan dari sesi one-on-one sebelumnya, apa yang sudah selesai dilakukan, mana yang masih berlangsung dan mana yang gagal dilaksanakan, sangat baik dan dianjurkan setiap selesai 1-1 kita membuat catatan kecil apa hasil diskusinya, sehingga catatan ini bisa kita bahas di pertemuan selanjutnya.

Contoh pertanyaan:

  • Di sesi 1-1 sebelumnya kamu bilang ada masalah di X dan pengen nyoba Y sebagai solusinya, gimana tuh hasilnya? 

Basa-basi

Seperti disebutkan sebelumnya, mengawali sesi 1-1 dengan percakapan ringan, hal-hal positif akan membuat awal yang baik, kepedulian bahkan memberikan rasa rileks, santai, sehingga mereka cukup merasa aman dalam bercerita hal-hal sensitif. ya boleh lah bahas seputar kehidupan luar kantor, hobi dan keluarga.

Sudut pandang staf

di sesi ini lebih banyak kita mendengar, biarkan staf menyampaikan keluh kesahnya, jangan terlalu banyak memotong pembicaraannya, pancing ia agar bisa cerita jujur dan mendalam, sedikit tips, coba berikan jeda 3-4 deitik sebelum kita memberikan tanggapan apa yang baru saja mereka sampaikan, karena bisa jadi cerita mereka belum selesai, atau bahkan memicu mereka mengupas lebih dalam lagi masalah tersebut.

Sudut pandang manager

walaupun ini adalah bagian dimana manager lebih mengambil kendali, tapi kembali ingat lagi deh, tujuan 1on1 ini sebenarnya lebih penting untuk digunakan untuk mengenal dan memahami staf tersebut, setelah kita siapkan catatan kita sebelumnya, kita bisa sampaikan dikesempatan ini, cara penyampaiannya harus dibuat personal tiap orang, karena ada karakter yang bisa menerima kritik dengan tegas, ada yang perlu dibungkus sindiran, atau bahkan ada yang perlu dipicu pertanyaan sehingga mereka sadar sendiri

Buat catatan

memang menjadi pendengar yang baik dengan menjaga fokus ke staf sangat penting, mencatat point yang dibahas juga tak kalah penting loh, kadang kita mudah sekali untuk lupa apa yang baru saja dibahas, catatan ini akan menghindari kesalahpahaman nantinya, bisa jadi di pertemuan 1on1 nantinya ada silang sengketa dari apa yang menjadi target yang harus diselesaikan. oh iya, harap menggunakan kertas dan pinsil/ballpoint, penggunaan device/gadget lebih baik dihindari untuk menjaga komunikasi tetap fokus dan saling menghargai. 

Gimana kalau terjebak disituasi tidak menguntungkan

Yup, kadang kala kita menghadapi percakapan yang sulit dan negatif, 

Contoh pertanyaan:

  • saya perhatikan sejak beberapa sesi 1-1 sebelumnya kita sering menemui titik buntu. sebenarnya saya perlu sekali masukan yang jujur dari kamu soal sesi 1-1 ini, apa yang bisa kita lakukan biar sesi ini berjalan dengan lebih baik?
  • apa yang kamu ingin ubah dari diskusi ini biar lebih enak buat kamunya juga?
  • saya mencoba membuat sesi 1-1 ini lebih baik, dan pendapat kamu sangat dihargai, menurutmu apa yang harus kita tingkatkan?

Minta masukan selama sesi

Sebagai pemimpin yang mengayomi, yang ingin terus mengembangkan diri, tentu sesi personal ini bisa kita manfaatkan untuk berbicara jujur soal gaya kepemimpinan kita, bagaimana kita bisa menjadi pemimpin lebih baik

Contoh pertanyaan:

  • saya ingin terus meningkatkan diri menjadi manager yang lebih baik, kalau berkenan saya ingin minta pendapat kamu soal gaya kepemimpinan saya, dan bagimana cara agar saya bisa menjadi lebih baik lagi buat kamu?
  • apa yang bisa saya bantu agar perkerjaan kamu jadi lebih enak atau ada yang menghalangi jalan kamu mencapai tujuan?
  • bagian mana yang bisa saya berikan pengarahan yang lebih atau bahkan kurangi?

 


Cara komunikasi

Berikut ini adalah beberapa tips dan trik untuk menghadapi komunikasi yang baik pada lawan bicara kita:

Pertanyaan terbuka

jangan terlalu sering menanyakan dengan pertanyaan yang terlalu kumplit sehingga akan memerlukan jawaban singkat, ya-tidak. seperti pertanyaan "Apa kabar?" pasti akan dijawab oleh pertanyaan relatif sudah tau jawabannya kan, cobalah gunakan pertanyaan terbuka yang akan membuat orang bisa memikirkan jawaban dan terkadang memerlukan perenungan mendalam.

Percakapan sulit

Ada kalanya (pastinya) sangat sulit menyampaikan kritik negatif kepada staf, salah kata bisa saja melukai perasaannya, mengubah obrolan menjadi defensif, atau bahkan menjadi sebel setelah sesi 1on1, ini memang ketakutan yang wajar.

Seperti halnya obat, kadang kita perlu menelannya walau pahit, demi kebaikan pasien, pun demikian dengan kritik yang bisa terasa sangat pahit, lalu bagaimana cara kita menyampaikannya dengan baik?

  • Kritiklah perilakunya bukan personalnya. sampaikan kritik atas prilakuknya yang tidak sesuai, sehingga dia bisa menyesuaikan diri menjadi lebih baik, karena sifat personal seseorang sangat sulit untuk diubah
  • Jelas. Soroti masalah yang menjadi kritik negatif, jangan terlalu dibahas secara garis besar (umum), berikan contoh perbuatannya seperti apa, jangan melabeli nya dengan sesuatu dahulu.
  • Hindari istilah negatif. pilih kata-kata yang konstruktif, karena setelah ia mendengar kabar pahit ini, kita harapkan dia bisa bangkit dan berkembang, namun harus tegas juga jangan sampai terdengar permisif

Contoh pertanyaan dalam one-on-one

Pertanyaan yang baik mampu menyelesaikan masalah dengan benar, berikut ini adalah contoh pertanyaan yang umum dalam sesi 1-1:

Work habit

  • Kapan waktu kamu merasa lebih produktif?
  • Kapan waktu kamu merasa kurang produktif?
  • Perubahan seperti apa yang bisa kita lakukan agar kamu bisa semangat dalam bekerja?

Teamwork:

  • siapa yang menginspirasi kamu dalam bekerja?
  • siapa yang biasa kamu mintain tolong?
  • ada kendala dalam bekerja sama dengan tim?
  • ada masukan agar tim bisa bekerja sama dengan lebih baik?

Kebahagiaan:

  • apakah kamu merasa bahagia bekerja disini? kenapa atau kenapa tidak?
  • apa yang membuat kamu semangat dalam menjalani pekerjaan sehari-hari?
  • apa yang bisa saya perbuat agar kamu bisa lebih semangat?
  • apa hal/proyek yang bisa bikin kamu senang dalam bekerja?
  • seperti apa penghargaan terbaik yang pernah kamu terima selama bekerja disini? apakah kamu merasa cukup dihargai?
  • seperti apa yang bikin kamu cemas dan hawatir?
  • pernah merasa diremehkan? kenapa?

Tujuan jangka pendek:

  • lagi ngerjain projek apa?
  • apa bottleneck yang terjadi disitu? ada yang bisa saya bantu?
  • proyek seperti apa yang akan kamu kerjaan berikutnya?

Tujuan jangka panjang

  • apa yang ingin kamu capai dalam 3 tahun kedepan?
  • bagaimana kamu mengejarnya? apa yang bisa kita bantu?
  • proyek seperti apa yang menurutmu bisa mendekatkan kamu ke goal itu?

Perkembangan diri

  • apakah kamu merasa seperti belajar di kantor?
  • lagi ngulik soal apa akhir-akhir ini?
  • bagian mana yang kamu mau pelajari dan kembangkan?
  • darimana kamu bisa belajarnya?
  • bagian pekerjaan mana yang kamu merasa paling mahir dan bisa mengajarkan ke orang lain?

manager improvement

  • apa yang bisa saya lakukan biar kerjaan kamu lebih enak dan lebih mudak?
  • apakah kamu suka dengan gaya kepemimpinan saya? apa dan kenapa nggak?
  • sisi mana yang menurut kamu tidak perlu atau bahkan perlu saya terlibat di pekerjaan sehari-hari kamu
  • bagaimana saya bisa melakukannya lebih baik?

Rencana selanjutnya

Di 10 menit terakhir sesi, biasakan membuat action plan berdasarkan diskusi agar bisa di pantau perkembangannya di bulan depan, buat 1-3 goal yang benar-benar dibutuhkannya dan mungkin dikerjakan selama periode waktu tertentu

This article was updated on 14 Jul 2019

Comments